ANALISIS PEKERJAAN

Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan sejak awal tahun 1900-an. Kemudian diperbarui dengan pengertian mengenai pengukuran kerja, biaya dan standardisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik industry lainnya.

Sebuah pekerjaan merupakan gambaran dari pencerminan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab nyata dari setiap anggota karyawan terhadap pekernajaannya. Analisis pekerjaan mempelajari gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban dan wujud tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Dalam suatu kegiatan dibutuhkan informasi yang dapat ditangani atau diselesaikan dengan bantuan pengawasan atau yang mendapat kepercayaan dalam catatan pembukuan tertulis manajer. Dengan banyaknya tugas yang perlu diperhatikan, keterangan informasi tentang tugas-tugas, hubungan dengan para pelamar, penentuan kompensasi atau imbalan, bahan-bahan yang berhubungan dengan sumber daya manusia perlu diperhitungkan dan dibakukan.

Depertemen SDM harus dapat membantu para manajer dan para stafnya, para pengguna SDM dan jaringan system informasi sumber daya manusia, dengan memberikan informasinya tentang pekerjaan, serta mengembangkan prinsip perencanaan desain pekerjaan. Bagaimana mencari solusi dan memberikan informasi untuk menyelesaikan kesulitan yang muncul merupakan tantangan dalam dunia kerja.

Analisis pekerjaan dapat diaplikasikan sebagai alat untuk merencanakan SDM pada tingkat manajerial, professional dan teknikal.

1. Pengertian Analisis Pekerjaan

Pada hakekatnya semua orang yang menduduki jabatan manajerial atau pejabat Negara sekalipun adalah sumber daya manusia juga. Berarti dalam suatu organisasi atau Negara diperlukan keberadaan sekelompok orang-orang analisis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap atau suatu atau semua pekerjaan yang ada. Jadi, setiap pekerjaan ada orang yang mengerjakannya, jangan sampai pekerjaan itu tidak beraturan atau tidak ada yang mempertanggung jawabkannya, sehingga tercapai tujuan organisasiatau Negara, diantaranya usaha dalam meningkatkan produktivitasm efesiensi dan efektivitas. Jika diperusahaan atau suatu organisasi pekerjaan tersebut sering kita kenal dengan manajemen sumber daya manusia (MSDM)

Dengan demikian, pada intinya analisis pekerjaan adalah mendapatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan, keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi, hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan.

Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, depertemen SDM bersandar pada organisasi dan karyawan yang diharapkan bisa menyediakan informasi sebagai berikut :

§ Daftar pertanyaan analisis pekerjaan seluruhnya

§ Skema organisasi departemen

§ Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah mempengaruhi posisi itu

§ Klarifikasi memperjelas informasi yang disampaikan

Departemen SDM kemudian akan meneliti informasi tersebut dan menentukan apakah suatu posisi dapat dikelompokkan kedalam suatu pekerjaan yang sudah ada atau apakah suatu pekerjaan baru perlu untuk diciptakan. Pada akhirnya kegiatan analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban atas pertanyaan seperti ini :

§ Berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting?

§ Tugas-tugas mana yang dapat dikelompokkan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan?

§ Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat ditingkatkan?

§ Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk posisi jabatan tertentu?

§ Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja?

§ Jenis keterampilan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu?

§ Karyawan mana yang terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan?

§ Informasi apa yang diperoleh dari suatu analisis pekerjaan yang dapat digunakan untuk program pengembangan SDM?

Berbagai pertanyaan tersebuut akan menjelaskan kontribusi yang dibuat oleh analisis pekerjaan bagi program SDM suatu perusahaan dan kegiatan spesifik. Selain itu, diperlukan perencanaan yang seksama dan berbagai teknik untuk analisis pekerjaan didalam perancangan pekerjaan.

2. Tujuan Analisis Pekerjaan

Menciptakan SDM yang handal dalam menghadapi tantangan teknologi modern, merasakan kenyamanan dalam bekerja, bermartabat dan berkeadilan didalam suatu perusahaan. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan yaitu penggunaan tekhnologi canggih dan kenyamanan dan suasana kerja.

Perlu disadari bahwa tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan SDM yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk mewujudkan eksistensi, efektifitas dan efesiensi, serta produktivitas dalam mencapai tujuan atau sasara perusahaan, seperti yang telah ditetapkan dalam program perencanaan.

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan pada informasi analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:

a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan indivdu

b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang using

c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak

d. Rangan kebutuhan SDM masa depan

e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia

f. Rancangan kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah berpengalaman.

g. Rancangan rencana pengembangan potensi karyawan

h. Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis

i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan mintanya

j. Penempatan karyawan harus sesuai dengan keahliannya

k. Berikan kompensasi secara wajar

3. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Sebelum pengumpulan informasi dilakukan, perlu dijelaskan terlebih dahulu kepada karyawan yang akan melakukan analisis pekerjaan. Penjelasan ini sangat diperlukan agar informasi dapat diperoleh selengkap dan sebaik mungkin, Karena nantinya akan digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bidang SDM.

Setiap karyawan perlu memahami betul maksud dan tujuan pengumpulan informasi analisis pekerjaan. Dengan analisis pekerjaan yang benar akan diperoleh kepercayaan sebagai sarana sosialisasi dan pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan kerja dan bagi karyawan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Keberhasilan karyawan dalam melakukan analisis pekerjaan ini tidak terlepas dari peran aktif dari penyelia atau atasan langsung dari karyawan tersebut.

Tugas para penyeliah tersebut adalah :

a. Mengidentifikasi pekerjaan yang harus dianalisis

b. Mengembangkan dan mempersiapkan daftar analisis pekerjaan

c. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Ada empat metode dasar yang dapat digunakan secara terpisah atau kombinasi dalam mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, yaitu, pengamatan, wawancara, daftar pertanyaan, catatan/buku harian pekerjaan, informasi dari karyawan yang lebih senior dan temuan auditor. Pada setiap metode ini informasi tentang pekerjaan dikumpulkan dan kemudian dipelajari dalam kaitan dengan tugasnya. Analisis pekerjaan seperti ini dikenal sebagai berorientasi tugas. Pada sisi lain suatu pekerjaan dapat dianalisis dalam kaitannya dengan prilaku atau apa yang dikerjakan oleh karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, hal ini dikenal sebagai analisis pekerjaan berorientasi kerja.

Kedua orientasi diatas bisa diterima sesuai uniform guidelines on employee selection procedure sepanjang dapat diidentifikasi secara kritis tugas pekerjaan dan prilaku pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut.

Suatu daftar pertanyaan, biasa disebut job analysis information format dapat menyediakan informasi inti yang dijadikan dasar untuk analisis pekerjaan dengan menggunakan metode apapun.

Karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut diminta untuk melengkapi job analysis information format. Jawaban ini kemudian diterapkan dan digunakan untuk teknik pengumpulan dan struktur yang dikehendaki secara terperinci.

Perbedaan antar pekerjaan karyawan harus dipertimbangkan sepanjang analisis informasi job analysis information format sebagai tambahan terhadap analisis pekerjaan yang ada. Analisis pekerjaan mestinya tidak berasumsi bahwa semua karyawan atau para penyelia akan memandang suatu pekerjaan dengan cara yang sama. Penolakan dapat memunculkan suatu gambaran yang menyimpang dari suatu informasi pekerjaan yang sedang dikumpulkan oleh analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan perlu mencoba untuk mendapatkan informasi dari pria dan wanita, para pekerja muda dan yang tua, dan karyawan berkinerja tinggi dengan rendah. Akhirnya, analisis pekerjaan hendaknya tidak berasumsi bahwa semua karyawan dan para penyelia mempunyai pengetahuan yang sama tentang suatu pekerjaan. Ini adalah penting sebab riset menunjukkan bahwa terlalu sedikit pengetahuan tentang suatu pekerjaan dapat mendorong kea rah deskripsi tugas tidak akurat.

4. System Informasi Analisis Pekerjaan

Dalam jaringan system informasi pekerjaan, system informasi sumber daya manusia dan desain pekerjaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang professional diperluas dalam depertemen informasi SDM sebagai basis dasar untuk menerapkan analisis pekerjaan yang menyediakan pelayanan lebih baik dalam pelaksaan tugas-tugas manajer atau pimpinan. Kemudian bagian tersebut diamanatkan/ditujukan untuk bahan informasi sumber daya manusia serta konsekuensi dari pengelolaannya.

Desakan pekerjaan memberikan perhatian bahwa kegiatan SDM mencakup permasalahan yang luas dan komplek. Departemen SDM memperhatikan masalah analisis pekerjaan yang memberikan informasi tentang system kerja sama, evaluasi dan pengorganisasiannya.

Adapun kegiatan yang utama dari pengelolaan manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan adalah :

• Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi tugas-tugas individu

• Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relevan yang dapat membedakan pekerjaan karyawan

• Menemukan unsure pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas dari lingkungan kerja

• Merencanakan persyaratan bagi departemen SDM mendatang

• Sebagai penghubung dan control antar pelamar pekerjaan dan pembukaan lowongan pekerjaan.

• Menentukan materi pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan baru

• Menyusun rencana kerja pengembangan potensi karyawan

• Mengumpulkan bentuk standar kerja karyawan

• Sebagai tempat bagi karyawan untuk meningkatkan efektivitas keahlian dan keterampilan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya

• Mengetahui kejujuran pemegang jabatan atau promosi pekerjaan

Analisis pekerjaan sebagai proses berpikir yang bersifat abstrak mengenai suatu pekerjaan, hasilnya dapat dirumuskan menjadi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

Kegunaan analisis pekerjaan adalah

• Perencanaan dan pengadaan SDM

• Rekrutmen dan seleksi SDM

• Orientasi, penempatan, pelatihan dan pengembangan

• Pengembangan karier

• Pengaturan kompensasi, imbalan atau reward

• Penilaian kinerja

• Konseling, bimbingan dan penyuluhan

• Membantu merevesi strultir organisasi jika diperlukan

• Memperbaiki aliran kerja dan pengaturan penjenjangan

• Memberikan data sebagai fungsi pengaturan dan aturan komunikasi

• Membantu menetapkan alur promosi dalam semua departemen dalam perusahaan.

5. Langkah-Langkah Dalam Analisis Pekerjaan

Proses analisis pekerjaan melalui sejumlah langkah-langkah, dengan aumsi bahwa analisis pekerjaan yang diselenggarakan didalam suatu perusahaan berkelanjutan atau perusahaan yang telah siap beroperasi.

• Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan.

• Langkah 2, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan digunakan

• Langkah 3, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa diterima

• Langkah 4, mengumpulkan informasiyang digunakan

• Langkah 5, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas

• Langkah 6, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan

Informasi yang dikumpulkan digunakan untuk rancang pekerjaan dan merancang ulang. Analisis pekerjaan menyediakan informasi penting bagi perusahaan, sehingga kebutuhan karyawan terpenuhi dan hasil kerjanya produktif. Akhirnya, informasi dari analisis pekerjaan dapat digunakan oleh perusahaan untuk evaluasi tentang rencana pekerjaannya. Pada langkah ini, penting bagi suatu perusahaan untuk mengavaluasi usahanya dan menentukan apakah tujuan produktivitas dan kepuasan dapat tercapai.

6. Teknik Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Berhubung jenis data dan informasi sangat banyak jenisnya, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Untuk menganalisis pekerjaan diperlukan pengetahuan, keahlian dan kemampuan serta pengalaman yang cukup agar tugas ini tidak menimbulkan distorsi informasi yang menyebabkan perencanaan SDM tidak tepat dalam pelaksanaannya.

Ada beberapa metode pengumpulan data, seperti pengamatan, tanya jawab, pengisisan, daftar pertanyaan serta catatan kerja harian. Untuk itu analisis perlu memilih metode yang dianggap terbaik atau kombinasi optimal dari metode yang ada.

a. Pengamatan

b. Wawancara

c. Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior

d. Daftar pertanyaan

e. Catatan harian pekerjaan karyawan

f. Teknik kombinasi

7. Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan.

Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan :

• Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas

• Situasi dan kondisi kerja

• Persetujuan

Sejalan dengan memasuki era globalisasi dengan banyaknya perubahan terjadi akhir-akhir ini, kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan juga semakin meningkat. Perubahan ini meliputi :

• Restrukturasi organisasi dalam jumlah besar

• Kebutuhan untuk menerapkan cara-cara kreatif dan baru untuk memotivasi dan memberikan penghargaan karyawan

• Tingkat kecepatan perkembangan tekhnologi yang mengubah lingkungan pekerjaan

• Peraturan ketenagakerjaan yang lebih ketat

Dengan demikian mau tida mau harus memperhitungkan aspek-aspek yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang sebetulnya tidak berkaitan langsung dengan deskripsi pekerjaan. Disamping itu, tidak ada bentuk standar untuk suatu deskripsi pekerjaan, kebanyakan uraian mengemukakan tentang pentingnya informasi :

a. Nama pekerjaan

b. Ringkasan

c. Peralatan

d. Lingkungan

e. Aktivitas

Sementara itu, spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan/jabatan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan diartikan sebagai persyaratan pengetahuan, keterampilan atau keahlian, kemampuan mental atau fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu secara baik, efektif, efesien dan produktif.

Panduan yang dapat digunakan dalam memasukkan karakteristik-karakteristik yang harus dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan :

a. Semua tugas pekerjaan harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting teknik analisis pekerjaan

b. Suatu panel tenaga ahli, karyawan atau para penyelia perlu menetapkan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk melakukan masing-masing tugas pekerjaan

c. Tingkat keterampilan masing-masing harus dinilai

d. Karakteristik lain yang penting untuk melakukan pekerjaan itu yang harus dikenali, meliputi kondisi fisik yang dibutuhkan dan sertifikasi professional

e. Jenis keterampilan yang dikenali perlu untuk secara rinci dikaitkan dengan masing-masing tugas pekerjaan

Aplikasi ketiga dari analisis pekerjaan adalah memberikan standar prestasi kerja yang mempunyai manfaat, yaitu :

a. Standar fungsi sebagai sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan dalam meningkatkan motivasi kerja karyawan

b. Standar sebagai criteria keberhasilan kerja yang akan diukur dan dinilai

c. Standar fungsi sebagai umpan balik bagi karyawan

d. Standar sebagai sarana penetapan reward

e. Sntandar berfungsi untuk membedakan antar satu karyawan dengan karyawan lainnya

Standar prestasi kerja dalam sasarannya harus diusahakan pencapaiannya oleh setiap pekerja. Apabila para pekerja berhasil memenuhi standar prestasi kerja, mereka akan memperoleh kepuasan yang pada gilirannya mendorong pekerja untuk lebih berprestasi lebih baik lagi. Jika standar prestasi kerja tidak ada, maka yang didapat hanyalah produktivitas kerja yang rendah dam sulit mengambil keputusan untuk menjatuhkan sanksi-sanksi ataupun hukuman indispliner.

Deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar-standar prestasi kerja dapat sangatlah penting sebagai bahan masukan basi system informasi sumber daya manusia.

8. Aplikasi Analisis Pekerjaan

Sesuai atau tidaknya teknik pengumpulan informasi yang digunakan dalam analisis pekerjaan, harus diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh. Maksudnya adalah satu atau gabungan beberapa teknik dapat dikatakan berhasil bila bermanfaat untuk peningkatan kualitas SDM, sehingga setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mampu lebih mengoptimalkan kontribusinya kearah pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dengan demikian teknik manapun yang digunakan harus mampu memberikan kontribusi nyata dalam hal :

a. Merumuskan uraian pekerjaan

b. Menetapkan standar prestasi kerja

c. Merumuskan spesifikasi pekerjaan

d. Memperkecil kemungkinsn gap antar keinginan karyawan dengan perusahaan

e. Membuat system informasi sumber daya manusia

Panduan admisnistratif yang mengatur berbagai hal-hak warga Negara dan keputusan serta hokum EEO telah menetapkan secara jelas.

Analisis pekerjaan terkait erat dengan hokum diskriminasi melalui keputusan mahkamah agung. Mutu analisis pekerjaan yang diselanggarakan oleh suatu organisasi sering menjadi suatu factor penentu yang utama, apakah oraganisasi itu telah bertindakdengan baik. Atas dasar keputusan pengadilan, suatu analisis pekerjaan yang baik harus memenuhi criteria sebagai berikut :

• Menghasilkan suatu deskripsi tugas yang jelas

• Frekuansi dan pentingnya tugas prilaku harus ditaksir

• Harus mempertimbangkan suatu penilaian akurat mengenai pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lain yang diperlukan dalam pekerjaan

• Harus menghasilkan informasi tentang hubungan antartugas-tugas pekerjaan dengan pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lain untuk masing-masing tugas pekerjaan.

Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan berikut :

• Rekrumen dan seleksi

• Pelatihan dan pengembangan karir

• Kompensasi

• Perencanaan strategis

Dengan demikian, jelaslah bahwa penggunaan penggunaan analisis pekerjaan yang potensial meliputi keseluruhan aktivitas SDM.

9. Metode baru Analisis Pekerjaan

Beberapa metode baru muncuk dengan mendapat perhatian beberapa praktisi. Dengan melakukan penelitian dan aplikasi selama lebih dari 25 tahun. Penempatan aplikasi masalah menjadikan motode tersebut mendapat langkah maju yang besar. Mereka menggolongkan kedalam:

a. Pendekatan peristiwa genting

b. Skala penilaian tingkah laku

c. Ukuran dari kedudukan pengelolaan

d. Analisis posisi daftar pertanyaan

e. The hay system

10. Hubungan Analisis Pekerjaan Dengan SDM

Analisis pekerjaan dalam suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai tujuan memerlukan sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efesien melaksanakan seluruh volume kerja.

• Untuk itu diperlukan perencanaan SDM

• Syarat individu berupa penyusunan syarat-syarat atau spesifikasi bagi suatu pekerjaan

• Memilih tugas atau struktur pekerjaan meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan menrestrukturisasi kegiatan-kegiatan pekerjaan ke berbagai kelompok

• Taksiran potensi melipiti kegiatan memperkirakan kemampuan dan potensi yang dimiliki karyawan terhadap suatu jenis pekerjaan

• Penilaian tugas merupakan suatu penilaian sistimatis yang dilakukan oleh supervisor terhadap prestasi pekerjaan dari pekerja

Evaluasi pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing didalam organisasi dan dalam tenaga karya luar yang terkait.